Investoinnit & raaka-aineet
Käyttö ja kunnossapito
Palveluliiketoiminta
Suunnittelu- ja konsulttipalvelut (Elinkaaren hallinta)
Tiedonhallinta, tietojärjestelmät, digitalisaatio
Kohti parempaa toimittajayhteistyötä – tunneäly ja houkuttelevuus
Toimittajayhteistyö vaatii uudenlaista ajattelua
Alva-yhtiöiden hankintapäällikkö Tuija Särkivuori ja Jamkin hankintojen johtamisen yliopettaja Sanna Nieminen nostavat esiin, kuinka ostavan organisaation houkuttelevuus ja tunneälykäs hankintaosaaminen voivat ratkaisevasti vaikuttaa yhteistyön laatuun ja liiketoiminnan menestykseen. Toimittajasuhteiden strateginen kehittäminen, avoimuus ja yhteiset tavoitteet ovat keskeisiä tekijöitä onnistuneen yhteistyön ja molempien osapuolien kestävän kilpailukyvyn kannalta.
Kumppanuus korvaa perinteisen ostaja–myyjä-asetelman
Toimittajayhteistyön tulee olla yhä läpinäkyvämpää ja perustua kumppanuuteen. Ostajan houkuttelevuus vaikuttaa ratkaisevasti siihen, kuinka paljon toimittaja panostaa yhteistyöhön. Ostavan organisaation houkuttelevuus toimittajan silmissä rakentuu useista tekijöistä, kuten suhteen taloudellisesta merkityksestä, yhteistyön laadusta, prosessien toimivuudesta, kehityshalukkuudesta sekä maineesta. Nämä tekijät vaikuttavat siihen, kuinka innokkaasti toimittaja panostaa yhteistyöhön ja näkeekö toimittaja ostajan strategisena kumppanina.
”Toimittajayhteistyön tulee olla yhä läpinäkyvämpää ja perustua kumppanuuteen.
Särkivuoren mukaan Alva on viime vuosina kehittänyt hankintaa ja hankintaosaamista määrätietoisesti. Tavoitteena on olla systemaattinen, ammattimainen ja houkutteleva ostajakumppani. Tämä tarkoittaa avointa, laadukasta ja kehittymishaluista toimintaa, joka vahvistaa Alvan vetovoimaa toimittajien silmissä.
Konkreettisia kehitystoimia ovat olleet mm. siirtyminen kategoriapohjaiseen hankintaan, hankinnan työkalujen (kuten tarjouspyyntö- ja sopimuspohjien) uudistaminen, mittariston luominen ja seuranta, tavoitteiden ja prosessien avoin viestintä toimittajille, arvoketjuanalyysit sekä vastuullisuuden vahvistaminen hankinnoissa.
Tunneäly – uusi ydinosaaminen hankinnassa
Särkivuori nostaa esiin myös tunneälyn merkityksen osana hankintaosaamista. Hankintahenkilöstöltä odotetaan yhä enemmän vuorovaikutustaitoja, konfliktien ratkaisukykyä ja kykyä tuoda esiin luovia ratkaisuja. Tunneäly – joka koostuu muun muassa itsetuntemuksesta, itsensä johtamisesta ja sosiaalisesta tietoisuudesta – edistää yhteistyötä, vähentää kitkaa ja parantaa päätöksentekoa monimutkaisissa toimitusketjuissa.
Osaaminen toimivan yhteistyön perustana
Kun tavoitteena on toimiva yhteistyö ostavan ja myyvän organisaation välillä, tarvitaan osaamista. Tutkimusten (Bals et al. 2019; Beske et al. 2023) mukaan tulevaisuudessa hankinnassa on entistä enemmän tarvetta osaamiselle erityisesti seuraavien asioiden suhteen:
- vastuullisuus ja kestävä kehitys
- rajoja ylittävä sisäinen ja ulkoinen yhteistyö
- kokonaisvaltainen toimitusketjun hallinta
Laajan eurooppalaisen tutkimuksen (Stek & Schiele, 2021) mukaan hankintahenkilöstöllä on parhaimmillaan kova ammatillinen osaaminen mukaan lukien tekninen osaaminen sekä pehmeät taidot. Hankintaosaaminen voidaankin jäsennellä esimerkiksi näin; verkostoituminen, tulossuuntautuneisuus, luovuus, myyntihenkisyys, rajoja ylittävä yhteistyö, ennakointitaidot, kustannuslähtöisyys, sopimusosaaminen, toimittajasuhteiden hallinta, innovatiivinen hankinta, analytiikka, johtaminen ja henkilöstöhallinto, organisaatioymmärrys ja hallinto, automaatio ja tekniset taidot.
Hankintaosaamisen tarpeet ja keskeiset osa-alueet
Hankintaosaamisen tarve toki vaihtelee ja painottuu eri asioihin organisaation liiketoiminnasta, hankintojen kohteista ja toimittajasuhteiden merkityksestä riippuen. Kun halutaan panostaa parempaan toimittajayhteistyöhön, voimme tarkastella yllä olevasta listasta tarkemmin kohtia verkostoituminen, rajoja ylittävä yhteistyö ja toimittajasuhteiden hallinta.
Systemaattisessa liiketoimintaa tukevassa verkostoitumisessa auttavat kyky empaattisuuteen, sosiaaliset taidot, tunnollisuus, rehellisyys, monimutkaisuuden ymmärtäminen, kyky ratkaista ongelmia sekä asiakaslähtöisyys. Tästä huomaamme, että esimerkiksi pelkät sosiaaliset taidot eivät takaa onnistumista. Menestyksekäs verkostoituminen liiketoiminnassa vaatii paljon muutakin osaamista.
Rajoja ylittävällä yhteistyöllä tarkoitetaan myös sisäistä yhteistyötä eri toimintojen välillä. Yhteistyö esimerkiksi markkinoinnin, logistiikan ja varastoinnin, tutkimuksen ja kehittämisen, tuotannon ja laadunhallinnan kanssa auttaa onnistumaan paremmin myös yhteistyössä toimittajien kanssa. Hankinta on sitä osaavampi kumppani toimittajalle, mitä enemmän hän ymmärtää ja osaa omasta liiketoiminnasta sekä asiakkaiden tarpeista.
”Hankintaosaamisen tarve vaihtelee ja painottuu eri asioihin.
Alvalla hankintakategoriatoimintaan osallistuu sekä konsernin hankintatiimin jäseniä että liiketoimintojen substanssiosaajia, mikä varmistaa sekä vahvan hankintaosaamisen että liiketoimintojen tarpeiden tuntemuksen. Hankintakategoriat laativat vuosittain päivitettävän suunnitelman, jossa huomioidaan hankinnan mittaristo, kilpailutukset, riskienhallinta ja sisäisten asiakkaiden tarpeet. Näin varmistetaan hankintatoimen suunnitelmallisuus, kustannustehokkuus ja Alvan strategian toteutuminen.
Toimittajasuhteiden systemaattisen hallinnan osaaminen tarkoittaa esimerkiksi sitä, että valitaan ketkä ovat ne toimittajat, joiden kanssa pyritään kumppanuuteen pitkällä aikavälillä. Kaikkien satojen tai tuhansien toimittajien kanssa ei kannata pyrkiä syvälliseen kaiken kattavaan kumppanuuteen. On paljon toimittajia, joiden kanssa esimerkiksi automatisointi ja digitalisointi ovat parempia strategioita. Toimittajasuhteiden hallinnan osaaminen isossa kuvassa pitää sisällään myös toimitusriskien hallinnan, toimittajien ja yhteistyön arvioinnin, yhdessä kehittämisen ja toimittajien kehittämisen sekä valittujen toimittajien varhaisen osallistamisen uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen.
Alvalla kumppanuuksia rakennetaan suunnitelmallisesti esimerkiksi toimittajaluokittelun avulla. Erityisen tärkeiden, ns. A-toimittajien kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä sekä operatiivisella että strategisella tasolla. Yhteistyötä tukee aktiivinen vuoropuhelu ja säännöllinen viestintä, jonka tavoitteena on lisätä toimittajien ymmärrystä Alvan tavoitteista ja kehittämissuunnista. Vuotuiset Kumppanipäivät kokoavat A-toimittajat yhteen keskustelemaan ajankohtaisista teemoista ja asettamaan yhteisiä kehitystavoitteita, joiden toteutumista seurataan pitkäjänteisesti.
Osaamisen kehittäminen vaatii suunnitelmallisuutta
Särkivuori painottaa, että osaamisen kehittäminen lähtee hankintastrategian ja tavoitteiden kirkastamisesta. Tämän jälkeen voidaan arvioida henkilöstön osaamista ja rakentaa yksilöllisiä kehittämissuunnitelmia.
Organisaatioiden on panostettava osaamisen jatkuvaan kehittämiseen, jotta ne voivat vastata nopeasti muuttuviin markkinavaatimuksiin ja ylläpitää toimitusketjujen resilienssiä.
Alvalla on tehty arviointi sekä hankintatiimin että kategoriatiimien jäsenten osaamisen tasosta. Arvioinnin pohjalta laaditaan hankintaosaamisen kehittämissuunnitelma, jonka mukaisesti hankinnan osaamista lisätään. Hankintakategorioille järjestetään säännöllisesti koulutuksia havaittujen tarpeiden mukaisesti. Näin varmistetaan yhtenäiset toimintatavat ja osaaminen hankintojen toteutuksessa, mikä mahdollistaa kustannustehokkaan toiminnan.
”Osaamisen kehittäminen lähtee hankintastrategian ja tavoitteiden kirkastamisesta.
Summa summarum, yritysten kannattaa panostaa pitkäjänteisesti henkilöstönsä osaamiseen ja toimittajasuhteiden kehittämiseen. Strateginen kumppanuus, tunneäly ja houkuttelevuus muodostavat yhdessä perustan kestävälle ja menestyksekkäälle toimittajayhteistyölle – nyt ja tulevaisuudessa.
Kirjoittajat:
Tuija Särkivuori, Hankintapäällikkö, Alva-yhtiöt Oy
Sanna Nieminen, Hankintojen johtamisen yliopettaja, TkT, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Teknologia
Kuvat: Pexels
Lähteet:
Bals, L., Schulze, H., Kelly, S., & Stek, K. (2019). Purchasing and supply management (PSM) competencies: Current and future requirements. Journal of purchasing and supply management, 25(5), 100572.
Beske-Janssen, P., Johnsen, T., Constant, F., & Wieland, A. (2023). New competences enhancing Procurement’s contribution to innovation and sustainability. Journal of Purchasing and Supply Management, 29(3), 100847.
Nieminen, S. (2025). Hyvä hankinta - kestävä bisnes. Alma Insights.
Stek, K., & Schiele, H. (2021). How to train supply managers–necessary and sufficient purchasing skills leading to success. Journal of purchasing and supply management, 27(4), 100700.
Särkivuori, T. (2024). Kohti parempaa toimittajayhteistyötä hankinnan ja hankintaosaamisen kehittämisellä. (YAMK opinnäytetyö, Jyväskylän ammattikorkeakoulu). https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052715953
